Jak automatycznie wystawić imienne certyfikaty wielu kursantom?

30.10.2021

Prowadzisz kursy lub szkolenia dla wielu osób i po ich ukończeniu wystawiasz imienny certyfikat? Ręczne generowanie pliku dla każdej osoby może być bardzo czasochłonne ale da się to zrobić dużo szybciej i automatycznie. Zobacz jak!

Czego będziesz potrzebować?

  1. Projektu certyfikatu w formacie PDF. Możesz użyć swojego ulubionego narzędzia do tworzenia grafik. Osobiście polecam Canvę oraz jej bogatą bibliotekę szablonów certyfikatów. Jeśli już wystawiasz certyfikaty w PDF to ten punkt masz odhaczony.
  2. Konta w aplikacji Certesto. Możesz założyć darmowe konto klikając w ten link.
  3. Maksymalnie 5 minut na skonfigurowanie wszystkiego.

Po wykonaniu tych kroków możesz zacząć wystawiać certyfikaty automatycznie. Są na to dwa sposoby:

  1. Wysyłasz wszystkim kursantom linka do strony, na której podają swoje dane a następnie pobierają gotowy spersonalizowany certyfikat. Link jest ten sam dla wszystkich, nie ważne, czy masz 10, czy 1000 kursantów.
  2. Przygotowujesz dane kursantów w arkuszu kalkulacyjnym, wgrywasz je w aplikacji a potem jednym kliknięciem wystawiasz wszystkie naraz. Wygenerowane pliki zostają automatycznie wysłane na adresy email kursantów.

Co zyskujesz?

  • Przede wszystkim czas. Nie marnujesz go na ręczne tworzenie dziesiątek plików PDF oraz wysyłanie ich do odpowiednich osób.
  • Bezpieczeństwo w kwestii RODO. W przypadku samodzielnego wystawiania certyfikatów przez kursantów, nie musisz zbierać ich danych i nie pomylisz się np. przy wysyłce maili.
  • Gwarancję autentyczności. Każdy certyfikat wystawiony w Certesto może zostać zweryfikowany pod kątem autentyczności na stronie: https://verify.certesto.com – pomagasz kursantom budować bazę potwierdzonych umiejętności.
  • Łatwość zarządzania certyfikatami do Twoich kursów

Pokażę Ci teraz krok po kroku jak wygląda cały proces od projektu do wystawienia przykładowego certyfikatu.

Projekt certyfikatu

Na początku musisz stworzyć szablon, który będzie zawierał wspólne dla wszystkich certyfikatów elementy, takie jak grafika, logo, nazwa Twojej szkoły, nazwisko trenera. Szablon możesz stworzyć w dowolnym programie graficznym, który umożliwia eksport do formatu PDF.

Dlaczego taki format?

Plik PDF może przechowywać grafikę wektorową oraz czcionki, dzięki czemu certyfikat będzie wyglądał tak jak powinien przy dowolnym powiększeniu lub wydruku. W odróżnieniu od pliku JPG lub PNG nie ma tutaj ryzyka utraty jakości lub efektu „pikselizacji”, szczególnie widocznego po wydrukowaniu zawartości pliku.

Jako przykład posłuży mi, wspomniana już wcześniej, Canva, która umożliwia eksport do formatu PDF. Po stworzeniu projektu wybieram opcję „Pobierz” a następnie typ pliku „Druk PDF”.

Wyeksportowany plik pobieram i zapisuję na lokalnym dysku komputera.

Tworzenie szablonu certyfikatu w aplikacji Certesto

Do wykonania kolejnych kroków będę potrzebował konta w aplikacji Certesto. To właśnie tutaj dzieje się cała „magia” automatyzacji, pozwalająca na ogromną oszczędność czasu.

Po zalogowaniu, tworzę nowy szablon certyfikatu klikając w zakładkę „Szablony certyfikatów” a następnie w przycisk „Dodaj”.

Następnie podaję nazwę certyfikatu oraz wgrywam plik szablonu w formacie PDF wyeksportowany wcześniej z Canvy.

Po kliknięciu w przycisk „Wczytaj plik szablonu” plik PDF zostanie wgrany do aplikacji i uruchomi się edytor szablonu certyfikatu.

Za pomocą przycisku „Dodaj tekst” dodaję elementy tekstowe, które będą wstawione do wynikowego pliku PDF z certyfikatem. Położenie elementów można zmieniać przez przeciągnięcie ich w odpowiednie miejsce. Po wybraniu elementu, po prawej stronie pojawiają się dodatkowe opcje umożliwiające zmianę jego wyglądu.

Dynamiczne pola z danymi uczestnika

Najważniejszą funkcją Certesto są pola dynamiczne. Umożliwiają one wstawianie spersonalizowanych treści do każdego certyfikatu np. imienia i nazwiska kursanta, daty wystawienia, czy kolejnego numeru. Pole dynamiczne tworzy się przez dodanie do treści elementu dowolnej nazwy otoczonej podwójnymi nawiasami klamrowymi np. {{ImieNazwisko}}. Do przykładowego szablonu certyfikatu dodałem dwa pola dynamiczne, jedno z imieniem i nazwiskiem a drugie z datą.

Dzięki temu, do każdego certyfikatu można wstawić odpowiednie treści, specyficzne dla kursanta.

Następnie przechodzę na zakładkę „Pola dynamiczne”. Mogę tutaj zdefiniować etykiety pól, które pojawią się podczas wystawiania certyfikatu. Etykiety powinny jasno wskazywać, jakie dane należy wpisać w dane pole.

Po dodaniu etykiet przechodzę na zakładkę „Ustawienia” gdzie mogę dodać tytuł oraz opis pojawiający się na stronie, na której kursant generuje certyfikat.

Gdy wszystkie ustawienia są w porządku, klikam przycisk „Zapisz” a następnie wracam do listy szablonów klikając na zakładkę „Szablony certyfikatów”.

Widzimy tutaj listę wszystkich utworzonych szablonów certyfikatów. Ikona drukarki (druga z prawej) umożliwia pogląd szablonu z naniesionymi danymi w formacie PDF. Ikona pierwsza z lewej otwiera stronę na której można wystawić nowy certyfikat. Link do tej strony możesz przesłać swoim kursantom.

Autoryzacje do wystawiania certyfikatów

Jeśli chcesz zachować większą kontrolę nad tym, kto generuje certyfikat, to możesz przyznać dostęp tylko wybranym osobom. Żeby wystawić certyfikat, kursant będzie musiał podać swój adres email. Dostęp jest jednorazowy, ale w każdej chwili możesz ponownie dodać dany adres email do listy.

Dzięki temu rozwiązaniu masz pewność, że każdy kursant wystawi tylko jeden certyfikat na swoje dane.

Wystawianie certyfikatu

Gdy kursant wejdzie na stronę z linka, pokazują się informacje o certyfikacie oraz zdefiniowane wcześniej dynamiczne pola, które należy wypełnić. W przypadku włączonej opcji ograniczenia wystawiania certyfikatów tylko przez autoryzowanych kursantów, widoczne będzie też dodatkowe pole z adresem email.

Po wypełnieniu wszystkich pól i zaakceptowaniu regulaminu serwisu, kursant klika na przycisk „Wystaw certyfikat”.

Po chwili certyfikat zostaje wystawiony oraz pojawia się przycisk, umożliwiający pobranie pliku PDF z danymi wpisanymi w formularzu.

Przykładowy wystawiony i pobrany certyfikat w formacie PDF wygląda tak:

Tak przygotowany certyfikat może zostać wydrukowany w dowolnym rozmiarze, bez obawy o utratę jakości.

Lista certyfikatów

Na zakładce „Certyfikaty” widoczna jest lista wszystkich wystawionych certyfikatów wraz z danymi jakie zostały wprowadzone. Opcje filtrowania i wyszukiwania pozwalają na znalezienie konkretnego certyfikatu i pobranie go w razie gdy zajdzie taka potrzeba.

Ręczne (masowe) wystawianie wielu certyfikatów

Możliwe jest także wystawianie certyfikatów bez udziału kursantów a następnie automatyczne wysłanie ich pocztą elektroniczną.

Bardzo przydatną funkcją jest w tym przypadku import danych z arkusza kalkulacyjnego. Proces jest niezwykle prosty i intuicyjny i sprowadza się do:

  1. Skopiowania i wklejenia danych np. z Excela lub arkusza Google.
  2. Zdefiniowania przypisania kolumn z danymi do pól dynamicznych w szablonie

W ostatnim kroku widzimy podsumowanie i pozostaje jedynie kliknąć przycisk „Zapisz i wystaw” aby wystawić nawet 500 certyfikatów naraz.

W tym artykule pokazałem Ci jak możesz w prosty sposób zautomatyzować wystawianie spersonalizowanych certyfikatów dla wielu osób. Dzięki temu możesz oszczędzić mnóstwo czasu i uniknąć kosztownych błędów podczas wpisywania danych kursanta.

Zainteresowała Cię aplikacja Certesto? Załóż darmowe konto. Bez płatności i podpinania karty. Wystarczy adres email.

Najnowsze artykuły

O nas

Certesto

Certesto

Aplikacja do automatycznego wystawiania spersonalizowanych certyfikatów i dyplomów.

Dokumenty wystawione w Certesto są unikalne i w łatwy sposób można zweryfikować ich autentyczność – dowiedz się więcej.