Kim jesteś i czym się zajmujesz?
Nazywam się Filip Moterski, od 2016 roku jestem szefem polskich sędziów lekkoatletycznych.
Co 2 lata organizuję egzaminy dla sędziów, które wyznaczają uprawnienia sędziowskie i czas ich trwania.
W egzaminach uczestniczy kilkaset osób. Mniej więcej dwa lata temu pojawiły się prośby aby uzyskanie uprawnień centralnych było w jakiś sposób odnotowywane i wysyłane były stosowne potwierdzenia.
W związku z tym zajmuję się również całym procesem tworzenia, wystawiania oraz dostarczania certyfikatów potwierdzających te uprawnienia.
Jakie miałeś największe problemy związane z dotychczasowym sposobem obsługi certyfikatów?
Pierwszym problemem była konieczność spędzenia większej ilości czasu na ręcznej obsłudze wszystkiego.
Kolejną rzeczą były szablony oferowane przez pakiety biurowe, których używaliśmy do tej pory.
Pod względem wizualnym były nieatrakcyjne. A po wydrukowaniu okazywało się, że to co widzisz na ekranie nie pokrywa się z tym co wychodzi z drukarki.
Trzecia rzecz, to brak możliwości sprawdzenia autentyczności certyfikatu, jeśli był wystawiany przez pakiet oprogramowania biurowego.
Co się stało, że postanowiłeś poszukać aplikacji do rozwiązania tych problemów?
Kilka lat temu chciałem wprowadzić potwierdzenia uzyskiwanych uprawnień sędziowskich.
W przypadku kilkuset osób, które zmieniają w różnym okresie uprawnienia, to kwestie związane z administrowaniem były bardzo czasochłonne.
Najpierw zacząłem używać do tego oprogramowania z pakietu biurowego.
Natomiast ręczne wystawianie zaświadczeń, pamiętanie o tym, że trzeba zmienić z szablonie jakiś tekst, trzeba go dopasować, trzeba wpisać odpowiednią datę, powodowały, że wszystko zajmowało bardzo dużo czasu
Dla mnie ważne, oprócz dyplomów, było też przesyłanie wyników egzaminów.
W takim przypadku osoba dostaje od razu informacje jaką otrzymała punktację oraz jaki jest ostateczny wynik egzaminu.
Dołączenie pól z takimi danymi w przypadku korzystania z pakietu biurowego okazywało się niewykonalne.
Dlatego zacząłem szukać innych programów, które mogłyby zautomatyzować cały ten proces.
Jakimi kryteriami się kierowałeś przy wyborze aplikacji?
Pierwsza rzecz była związana z organizacją pracy, kiedy mamy egzaminy.
Często jest tak, że przez cały rok nic się nie dzieje a potem w ciągu 2 miesięcy musimy wystawić 500 czy 600 różnego rodzaju zaświadczeń.
Musi być to odpowiednio zorganizowane pod kątem danych wejściowych jak i ich obróbki.
Ważna była dla mnie możliwość zaadaptowania aplikacji do potrzeb istniejącej kultury organizacyjnej.
Drugie kryterium to oszczędność czasu.
A trzecie, to kompletność. Czyli możliwość wdrożenia i dostosowania aplikacji do potrzeb organizacji, bez konieczności wykupowania dodatkowych, innych elementów.
Kierowałem się również kryteriami estetycznymi. To nie mógł być byle jaki produkt.
To musiał być produkt, który zarówno pod względem wizualnym jak i marketingowym będzie odpowiedni.
Dlatego, że osoby otrzymujące certyfikat przedstawiają go dalej, więc nie może to być dokument, którego wyglądu będą się wstydzić.
Kwestia budżetu i odpłatności była dla mnie mniej istotna.
Z tego względu, że zdaję sobie sprawę, że chcąc korzystać w produktu najwyżej jakości, ten produkt musi kosztować.
Jakie było Twoje doświadczenie, gdy zacząłeś korzystać z Certesto?
Najpierw robiłem duże i gruntowne testy.
Sprawdzałem na jakim poziomie będzie spełniony katalog potrzeb, który miałem określony.
Byłem ogromnie zaskoczony, gdy aplikacja nie zgłaszała problemów w przypadku powtarzających się imion i nazwisk, co w przypadku konkurencyjnych rozwiązań miało miejsce.
Czasami okazywało się, że w momencie gdy dodałem pola dynamiczne do szablonu certyfikatu, to coś wyglądało nieczytelnie.
Natomiast nie była to kwestia ułomności czy wady aplikacji ale raczej niedokładnego rozplanowania elementów szablonu.
Dlatego przed wystawieniem kilkuset certyfikatów, sprawdzałem, na przykładowych danych, np. długich nazwiskach, jak będzie wyglądał finalny efekt.
Jak korzystanie z Certesto wpłynęło na Twoją pracę?
Dla mnie jest to przede wszystkim oszczędność czasu.
Prawdopodobnie, czas oczekiwania na certyfikaty, bez użycia Certesto wydłużyłby się jeszcze o co najmniej pół roku lub rok.
Dlatego, że ja w swojej pracy zajmuję się nie tylko kwestiami sędziowskimi ale również transmisjami telewizyjnymi, przygotowywaniem programów minutowych, współpracą z organizatorami, prowadzeniem zawodów, co powoduje, że mój plan dnia jest bardzo napięty.
Wiem, że przy takim natłoku zajęć, powrót do poprzednich rozwiązań z jakich korzystałem spowodowałby, że wyprodukowanie certyfikatów dla sędziów zajęłoby zbyt dużo czasu.
Uważam, że dzięki Certesto oszczędzam co najmniej rok pracy.
Certesto zabezpiecza szybkość i płynność pracy bo tutaj wszystko można zrobić automatycznie.
Nie trzeba jakiejś wiedzy specjalistycznej, nie trzeba być informatykiem, nie trzeba być znawcą arkusza kalkulacyjnego.
Jedyne co trzeba umieć zrobić, to otworzyć arkusz, skopiować dane, wkleić je i gotowe.
To jest gigantyczna przewaga, dlatego, że daje wymierną korzyść w postaci oszczędności czasu.
Bez Certesto prawdopodobieństwo tego, że ludzie otrzymywaliby na czas zaświadczenia jest zerowe.
Czyli największą wartość widzisz w oszczędności czasu?
Tak, dlatego, że w organizacjach społecznych, realizacja czasowa pewnych elementów jest kluczowa.
Ludzie muszą pewne narzędzia czy dokumenty dostawać na czas.
Mocno wpływa to na ich przywiązanie i chęć dalszego uczestnictwa w organizacji.
W momencie, kiedy będą odczuwali, że do tych elementów nie mają dostępu, no to ich decyzja odnośnie ich dalszego zaangażowania może być zupełnie inna.
To jest wzmacnianie relacji między organizacją a uczestnikami organizacji.
W jaki sposób Certesto wyróżnia się wśród konkurencji?
Robiłem gruntowny research aplikacji ale w każdej czegoś brakowało.
W Certesto po raz pierwszy spotkałem się z sytuacją, że aplikacja jest tak kompletna, albo możliwa do zaadaptowania do własnych potrzeb, że nie potrzebuję żadnych dodatkowych wtyczek.
Wszystko działa a ludzie otrzymują w przeciągu chwili informacje, które wcześniej do nich trafiały przez kilka miesięcy.
W innych rozwiązaniach są jedynie wybrane elementy.
Albo jest możliwość automatycznej wysyłki albo możliwość dodawania szablonu.
Często jest tak, że szablony są gotowe. Fonty nie obsługują polskich znaków. Nie można dokonać większych modyfikacji w szablonach.
Jeżeli jest możliwość wgrania listy osób, do których zostanie wysłany certyfikat, to jest ograniczenie co do liczby pól.
Wtedy jest problem, jeśli mam do wysłania 400 certyfikatów, czyli 800 pól a ograniczenie jest do 200.
Nawet przy największej subskrypcji. żeby wysłać kolejną część, to muszę czekać do kolejnego miesiąca, żeby obejść ograniczenie związane z liczbą pól.
A jak to wygląda w Certesto z Twojej perspektywy?
W Certesto jest bardzo duża możliwość dopasowania do własnych potrzeb.
Przez to, że pola dynamiczne można tworzyć i nazywać według własnej inwencji.
To co nas ogranicza to są tylko i wyłącznie nasze potrzeby.
Do niektórych funkcji, możemy nie mieć konieczności sięgnąć, ale są one dostępne.
Czasem w organizacjach okazuje się, że przez 90% czasu nie potrzebujemy danej funkcji.
Ale gdy przychodzi taka potrzeba, to pozostałe 10% czasu jest wykorzystywane na paniczne poszukiwanie rozwiązań i podejmowanie decyzji ad-hoc.
A w Certesto jest ona po prostu pod ręką.
Kolejna rzecz, to możliwość bardzo skutecznego i szybkiego dostarczania certyfikatów.
Plus możliwość udostępniania dokumentów do działów HR.
Nie możemy również zapomnieć o prostocie.
Do używania Certesto nie jest konieczna żadna specjalistyczna wiedza.
A w przypadku niektórych aplikacji musisz znać podstawy programowania, żeby sobie pole dynamiczne oprogramować – w Certesto jest to zrobione za Ciebie.
Jedyne co musisz zrobić to przeciągnąć to pole i dopasować do własnych potrzeb.
Tutaj też świetna rzecz, że mogę sobie to pole dynamiczne dopasować pod różnymi względami wizualnymi a nie tak, że mam coś narzucone.
Ostatnia rzecz, która jest dla mnie dość istotna, to możliwość dodawania i personalizacji różnych pól.
To są części tabel z wynikami, gdzie my potrzebujemy wpisywać konkretne wartości.
Bardzo dobrze wiem, że wśród konkurencji takiego rozwiązania nie znalazłem i nie znajdę.
Które będzie gwarantowało mi, że te osoby, które zadawały egzamin i uzyskały daną punktację, otrzymają informację, która będzie dotyczyła ich egzaminu.
W innych aplikacjach gdy miałem to samo imię i nazwisko ale osoba przystępowała do kilku różnych egzaminów, zdarzało się, że otrzymywała tylko jedną informację.
Bo system uważał, że reszta pól została błędnie zduplikowana.
Komu być polecił aplikację Certesto?
Zastanawiam się, czy jest ktoś, komu mogę nie polecić.
Ja nie znajduję instytucji, którym by się Certesto nie przydało.
Organizacje pozarządowe, stowarzyszenia, uczelnie, ale też nauczyciele, różnego rodzaju instytucje, które organizują szkolenia czy warsztaty powinny rozważyć wystawianie swoim uczestnikom certyfikatów potwierdzających kompetencje.
Bo to jest zawsze na czasie i będzie zawsze poszukiwane.
Trudno znaleźć organizację, która by Certesto nie potrzebowała.
Nawet osoby indywidualne, prowadzące szkolenia, chcąc zaktywizować swoich uczniów śmiało mogą z Certesto korzystać, bo aplikacja jest atrakcyjna pod względem cenowym.
A do tego jest bardzo prosta i jej obsługa nie zajmuje zbyt dużo czasu.
